Please enable JavaScript to view the comments powered by Disqus.

10 błędów menedżerów flotowych

Brak oceny

Zarządzanie flotą to zadanie złożone i bardzo odpowiedzialne. Jednak błędy zdarzają się nawet najbardziej doświadczonym menedżerom flot .Do jakich pomyłek dochodzi najczęściej? Przyjrzeliśmy się temu uważnie.

Każdy fleet manager powinien dbać o maksymalną mobilność floty biorąc pod uwagę optymalizację kosztów jej utrzymania. Dokładny zakres obowiązków zależy od potrzeb danej firmy. W jednej fleet manager odpowiada wyłącznie za koordynację serwisów, obsługę zgłoszeń szkodowych i zwroty pojazdów, natomiast w innej do jego obowiązków należy także opracowanie i koordynacja budżetu floty. Jakie błędy najczęściej popełniają specjaliści od flot i jak wpływają one na funkcjonowanie całej firmy?

10 błędów menedżerów flotowych (dobraflota.pl)

1. Brak polityki flotowej - błąd elementarny

Polityka flotowa to dokument, w którym spisane są zasady użytkowania samochodu służbowego, obowiązujące każdego kierowcę w przedsiębiorstwie - łącznie z prezesem i członkami zarządu. Polityka flotowa jest niezbędna nawet w firmach, które w swojej flocie posiadają dwa czy trzy pojazdy. Dokument w czytelny sposób określa:

  • obowiązki i prawa pracowników w kontekście użytkowania samochodów służbowych
  • instrukcję co robić w sytuacjach nietypowych związanych z użytkowaniem auta firmowego
  • wyznacza jakie sankcje grożą za zachowania niezgodne z polityką flotową

Dzięki udokumentowanym wytycznym w pracownikach wzrasta poczucie odpowiedzialności za powierzone mienie. Polityka flotowa odgrywa kluczową rolę w sytuacjach spornych, dlatego powinna zostać zatwierdzona przez najwyższe kierownictwo firmy. Brak takiej dokumentacji naraża przedsiębiorstwo na koszty związane z nadużyciami lub błędami, zdarzającymi się podczas użytkowania pojazdu. Każdy kompetentny fleet manager powinien dopilnować, aby przekazanie pojazdu pracownikowi było poprzedzone podpisaniem protokołu zdawczo-odbiorczego oraz stosownej umowy, która zawiera zasady polityki flotowej.

2.Brak systemu do zarządzania kosztami floty

Dobrze zorganizowany menedżer floty dokładnie planuje i kontroluje budżet floty oraz zna, wszelkie poszczególne składniki kosztów. Zaniedbanie regularnych przeglądów i wymiany części eksploatacyjnych może skutkować krótszą żywotnością pojazdów i nieoczekiwanymi, kosztownymi awariami. W rezultacie zmniejszają się również możliwości operacyjne floty. Rozwiązaniem problemu jest korzystanie ze specjalnego systemu do zarządzania flotą, który pozwala na generowanie cyklicznych raportów, które zaś przekładają się w kolejnych okresach na optymalizację kosztów całej floty. Dzięki takim systemom, możemy planować budżet, ryzyko nieoczekiwanych awarii znacznie spada, ponieważ wiem kiedy wykonywany był poprzedni przegląd i wiemy kiedy należy wykonać kolejny. Czyli mamy pełny obraz historii serwisowej pojazdu oraz kosztów z tym związanych. Wynikiem efektywnego zarządzania jest maksymalna niezawodność pojazdów przy jednoczesnej optymalizacji kosztów.

3. Brak systemu do monitorowania pojazdu i stylu jazdy

Monitorowanie pojazdów i stylu jazdy użytkowników ma ogromny wpływ na generowane przez flotę koszty - począwszy od nadmiernego zużycia paliwa spowodowanego nieekonomiczną jazdą, przez kolizje i wypadki, co w konsekwencji może przełożyć się na wzrost składek ubezpieczeniowych. Podejmowanie działań eliminujących złe nawyki kierowców powinno należeć do zadań każdego menadżera floty. Niezastąpionym narzędziem do kontrolowania zachowań pracowników za kierownicą, jest specjalny system, który dostarcza wielu przydatnych informacji na temat sposobu użytkowania pojazdu. Dzięki takim systemom, możliwości kontroli są niemal nieograniczone. Można śledzić m.in.:

  • trasy,
  • czasy przejazdów,
  • prędkość,
  • parametry silnika,
  • zawartość zbiornika paliwa

Mało tego, można również śledzić to czy dany pracownik pracuje i czy pracuje efektywnie. Wiedza pomaga ustrzec się przed nieuczciwymi pracownikami, usprawnić system przeglądów prewencyjnych oraz skuteczniej koordynować obsługę serwisową, tankowania, koszty i przebiegi pojazdów.

4. Brak szkoleń z zakresu bezpieczeństwa na drodze i użytkowania pojazdu służbowego

Każda flota narażona jest na negatywny wpływ warunków atmosferycznych i terenowych. Zgodnie z kodeksem pracy, obowiązkiem pracodawcy jest dbanie o bezpieczeństwo pracowników podczas wykonywania przez nich zadań służbowych. Realizacja tego obowiązku powinna polegać nie tylko na przekazaniu pracownikowi pojazdu, który spełnia wymogi techniczne, ale również na przeszkoleniu go z zakresu przepisów prawo o ruchu drogowym (które teoretycznie powinien znać, ale różnie to bywa) i właściwego użytkowania samochodu służbowego. Regularne szkolenia kierowców budują świadomość bezpiecznej jazdy, minimalizują występowanie ryzykownych sytuacji na drodze oraz uczą przewidywania zagrożeń. Edukacja powinna stanowić podstawowy element pracy użytkowników aut służbowych. Poza konsekwencjami prawnymi, w dłuższej perspektywie zaniedbanie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy może skutkować większymi kosztami szkód osobowych, napraw czy też wyższymi stawkami ubezpieczeniowymi. Ogromną rolę odgrywa tutaj polityka flotowa (patrz punkt 1). Zobowiązuje ona każdego pracownika, który używa samochodu służbowego, do przestrzegania określonych przez firmę zasad. Promowanie bezpieczeństwa leży w interesie zarówno fleet managera, jak i całego przedsiębiorstwa oraz kształtuje w pracownikach poczucie, że są ważni dla firmy, co dodatkowo wzmacnia poziom ich motywacji.

5. Brak myślenia o ciągłym rozwoju i optymalizacji

Dobry menedżer flotowy uważnie obserwuje otoczenie rynkowe oraz sytuację wewnętrzną firmy i na tej podstawie planuje zmiany i ulepszenia. Gdy menedżer uzna, że wskaźniki organizacji pracy, jakości, kosztów czy efektywności osiągnęły maksymalny poziom, w najlepszym przypadku firma osiąga status quo. Konkurencja nie śpi i może bardzo szybko udowodnić, że jednak da się zaproponować coś lepszego/nowego. Na ogół postawa obronna fleet managera spowodowana jest wygodą i przekonaniem, że „skoro od lat tak robimy i jest dobrze, to po co coś zmieniać”. Innym powodem może być po prostu brak pomysłu na innowacje.

6. Nieefektywna komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnątrz organizacji ma ogromne znaczenie, ponieważ rzutuje na produktywność i wykorzystanie potencjału pracowników. Szwankująca tzw. komunikacja pozioma skutkuje powstawaniem konfliktów. Aby jak najlepiej sprostać oczekiwaniom klientów i usprawnić pracę wszystkich działów, niezbędna jest płynna komunikacja. To klucz do sukcesu w każdym biznesie. Najważniejszym zadaniem wewnętrznej komunikacji jest rzetelne przekazywanie informacji w odpowiednim czasie. Ogromne znaczenie ma otwarty dialog menadżerów flotowych z pozostałymi działami firmy, ich docenianie i słuchanie, a także natychmiastowe rozwiązywanie sytuacji konfliktowych. Prawidłowa komunikacja to najprostszy sposób na poprawę osiągnięć firmy i uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień. Wpływa na efektywniejsze wykonywanie zadań i zwiększa poziom motywacji w zespole.

7. Brak myślenia strategicznego

Umiejętność planowania działań z wyprzedzeniem jest absolutnie niezbędna w pracy profesjonalnego fleet managera. Myślenie strategiczne silnie akcentuje rolę kompetencji menedżerskich w efektywnym zarządzaniu flotą. Dobry menadżer mocno koncentruje się na procesach związanych z planowaniem, koordynowaniem, rozwojem i wdrożeniem odpowiedniej strategii w firmie. Myślenie strategiczne odgrywa ważną rolę na poziomach indywidualnym, grupowym i organizacyjnym. Menedżer flotowy musi umieć radzić sobie w przypadku zmieniającej się sytuacji rynkowej, przewidywać następstwa różnych działań oraz planować alternatywne kroki.

8. Nieskuteczna komunikacja na linii użytkownik-fleet manager

Zdarza się, że menedżerowie flotowi nie przykładają zbyt dużej wagi do sposobu przekazywania informacji. Użytkownicy samochodów nie posiadają wówczas jasnych wytycznych, co przekłada się na niższą efektywność i wyższe koszty pracy. Dobre relacje między fleet managerem a użytkownikiem samochodu to czysty zysk dla firmy, ponieważ w kryzysowych sytuacjach nie tylko unika się konfliktu, ale także można zapobiec awariom pojazdów i zaoszczędzić pieniądze. Stworzenie bezpiecznej atmosfery w miejscu pracy skutecznie motywuje pracowników do identyfikowania się z firmą i działania na jej korzyść.

9. Słaba znajomość prawa z zakresu zarządzania flotą i transportu

Fleet manager powinien nie tylko swobodnie poruszać się w tematyce flotowej, ale także znać aktualne przepisy prawa. Za błędną decyzję operacyjną, chociażby zakup pojazdów od kosztów których możemy odliczyć jedynie 50% VAT zamiast 100%. Przykładowo, menedżer flotowy zatrudniony na podstawie umowy o pracę może zostać pociągnięty do odpowiedzialności do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia, a jeżeli pracodawca dowiedzie ewidentnego zaniedbania obowiązków przez fleet managera, może ubiegać się o pokrycie wszystkich kosztów poniesionych przez firmę. Manager flotowy, który świadczy usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, będzie odpowiadać za szkodę w takim samym zakresie, jak firma, która jest właścicielem pojazdu. Nieznajomość prawa szkodzi nie tylko menedżerom flotowym, ale także całej firmie, narażając ją na niespodziewane koszty.

10. Nieznajomość rynku dostawców produktów i usług flotowych

Doświadczony menedżer flotowy to po części także specjalista motoryzacyjny. Przyzwoitość wymaga, by orientował się on w aktualnej ofercie dostawców produktów i usług flotowych. Rozeznanie w branży pozwala na ograniczenie kosztów i daje pewność, że samochody firmowe są pod najlepszą opieką. Brak zainteresowania środowiskiem zewnętrznym firmy powinna być dla pracodawcy sygnałem ostrzegawczym.

Najważniejszymi wartościami w zawodzie fleet managera są: doświadczenie, pasja i rozwój, a kluczowymi umiejętnościami: planowanie, analizowanie, organizowanie, delegowanie zadań, motywowanie oraz rozwiązywanie konfliktów. Za najgorszą postawę i niewybaczalny błąd należy uznać poprzestanie na tym, co się już osiągnęło i wie.


Udostępnij:
Tagi: błędy menadżerów
Karol Włodarski

Redaktor prowadzący dobraflota.pl, prywatnie uwielbia ciężkie brzmienie gitarowych riffów, miłośnik nowych technologii z naciskiem na ich wykorzystanie w motoryzacji, od lat zbiera doświadczenie w branży automotive.